留学必备技能 邮件沟通

管理电子邮箱

定时清理收件箱

这样可以减少混乱和压力。不要在收件箱中存储电子邮件，将它们移到文件夹中，杂乱无章的收件箱有被忽略、遗漏或遗忘的风险。

避免文件夹变得太大

大文件夹很难管理，打开速度慢，定期进行内务处理，删除不再需要的邮件。

在固定的时间处理邮件

可以频繁的查看邮箱，但尽量留出特定的时间来处理电子邮件，这样你就不用担心自己在写论文的时候被打断思路啦！

减少期望

并不是所有的邮件都能立刻得到回复的，毕竟每个人的时间安排不一样，正常来说，工作日期间 2-3天还没有得到回应，大家可以再发邮件催一下。 02电子邮件创建

有选择的使用邮件

书面语言比较严厉，当你不开心的时候，千万不要给别人写电子邮件，因为一旦你发送了邮件，就不可能撤回了。

另外，写邮件的时候，一定要有礼貌，使用适当的问候语，避免使用缩写或行话。

丰富主题行信息

人都通过主题行来决定是否阅读、保存或删除邮件。

所以大家写邮件时，尽量使用包含更多信息的主题行，这样对方才能得到一个很好的提示，以后也更容易找到相关的消息。

内容尽量简洁

每封邮件只包含一个主题，几条短消息通常比一条包含不同主题的长邮件更好。

明确行动要点

当你向某人发送一封求助信息时，要在邮件的前几行中清楚地表明你的期望和需求。如果可能的话，还应该加上一个截止日期。

避免过度使用大写字母

在英语书面写作当中，大写字母表示强调，一般用于广告当中，邮件中大写字母可以用来强调一个单词或短语，但不能过度使用。

确保收件地址正确

学校电子邮件系统里有很多人的地址，它们中有一些非常相似的邮件地址，发送之前要反复确认收件地址是正确的。

使用BCC而不是CC

如果要给大量收件人发送电子邮件，请使用密件抄送（ Bcc）输入他们的地址，因为这将阻止收件人相互识别，这一点非常重要。

正确使用拼写、语法和标点符号

错误的拼写、语法和标点符号可能会给对方留下不好的印象，也不利于你清楚地传达自己的信息，很多电子邮件程序有检查拼写和语法的功能，大家要学会利用这些功能。

使用电子邮件签名

电子邮件签名应该包括您的姓名、联系方式等个人信息。 03回复邮件

replay或者replay all

大家在回复邮件之前，请仔细考虑清楚，是不是所有收件人都需要收到你的回复？有时候，用 replay all会给收件人带来很大的不便。

生活中，人们经常会被添加到一个电子邮件中，随后发生的所有讨论他都能收到，但其实这些事情与他并没有太多关系。

保存常见问题的回答

如果 大家 经常被问到相同的问题， 可以 保存 自己 的回答文本，以便将其粘贴到后续的答复中。

如果无法回复，可以添加自动回复

如果大家在休假期间或者在外旅行，不能随时查看邮件，可以设置一个自动回复，让对方知道，如果他很着急，可以通过其他什么方式联系到你。 04转发时添加摘要

转发他人邮件给第三方时，大家最好先总结一下转发的内容，以便收件人快速作出回应。

注：不要转发违法信息和连锁信息。 05有选择地添加附件

大家 可以在邮件正文中 添加 文本，或者将文件保存到共享驱动器或 web空间，然后向收件人发送web地址。

请仔细考虑附件格式，文本（ txt）、可修改文本格式（rtf）和可移植文档格式（pf）的文件通常比Wor（oc）格式的文件更紧凑。

Office 2007文件格式（例如，ocx）比oc格式更紧凑，但需要注意确定，收件人是否可以打开office 2007格式的文件。

另外，文档中的图像会导致文件增大。而添加的附件太大，会减缓邮箱的工作效率。

在英国，没有预约就“杀”到办公室、堵老师的行为，是非常不礼貌的，无论是预约个人谈话，还是咨询作业相关的事宜，抑或是投诉、倾诉，都最好是先用邮件联系对方。

所以比起短信、电话，邮件显得更正式，且有助于把问题交代清楚，不受时间局限， 发邮件也成了在国外学习生活必须要掌握的技能之一，