英国礼仪专家教你如何优雅精致的发邮件

最近，英国礼仪专家 William Hanson 专门就 “ 如何写好一封邮件 ” 提出了好几点 tips 供大家参考。

William Hanson 是英国著名的国际礼仪专家和咨询师，每年他都会组一个评审委员会，给国际上的名流们颁奖，专抓名人的糟糕礼仪表现。他还曾经在美国著名电视主持人 Chelsea Hanler 面见英国女王之前，教授给她各种礼仪。

那么今天，就给大家整理一下写邮件需要注意的小细节：

邮件长短

很多人在写邮件时，总是收不住，一封邮件三四页长。

但是，过长的内容很容易让人分神和不耐烦。

要知道，你是在写邮件，言简意赅即可，而不是在写普利策奖作品。

这里有个诀窍，写邮件时，把每个收件人都想象成超忙超睿智的总裁 CEO ，根本没时间浪费的那种，自然你就不想写太冗长的邮件了。

邮件内容也会让人看起来清爽很多，很容易直接 get 到重点。

发送邮件的正确时机

有些人不喜欢堆积工作，所以无论何时都会检查邮箱处理邮件，但不是所有人都这样高效。

在国外，大部分人都狠反感休息时间还要被工作邮件干扰。

所以不管你什么时候写完邮件，都被着急点立即发送了。先看看时间是否合适，如果是对方的下班时间，就还是保存定个时好等对方上班的时候再发送为好。

称呼很重要

试想一下如果有一天你点开一封邮件上来就跟你称兄道弟的，你是否也会莫名其妙。这也是很多人在发邮件的时候常犯的错误：过于亲密。

过于随意的称呼，会让对方觉得你不尊重他。

所以不管和谁发邮件，最好还是谨慎用于，以 “Dear xxx” 开头，不要上来就一句 "Hey!" 。

如何催回复

遇到发送出去的短信、微信无人回复，相信大家都经历过，邮件亦是如此。

虽然不回复邮件本身是个不礼貌的行为，但是直接上去质问对方，或者多次重复发送邮件都不是个好办法，毕竟有些可能是惹不起的上司、导师或者是客户也说不定。

这个时候你可以试着再发一封愿邮件，并附上 “ 很抱歉，由于服务器出现故障，近日很多邮件都没有发送成功，请再次查收这封邮件，希望这次你能够成功收到 ” 。

虽然这可能是个烟雾弹用来催回复的，但看到的人应该也会不好意思继续无视你的邮件了。

积极的开头

开头一定切忌不要丧丧的说今天天气不好之类的话或者是抱歉回复你不及时。

即使的确你抱有愧疚的心态，但回复语可以是：感谢您给了我一两天的时间来回复。

标题是门艺术

邮件的标题是门面，既要简洁也要有重点。

一个好标题，能让别人在邮箱里第一时间检索和看到你的邮件。

最好避免 “ 下周 ”“ 请求 ” 等没啥用，还会让人自动过滤的词。

更不要用 “ 你好 ” 之类的完全没有重点的词。

整个主题尽量缩减在 5-6 个单词内。

别总想着能在标题里把事情都讲完，下面还有正文给你用呢。

当然，也有邮件做不到的

一般设计较正式的事务，大家都会选择邮件来沟通，但也不要完全依赖于邮件。

如果你需要尽快回复，并且对方时可以随时联系上的那一类人，电话、短信、微信、 messenger 、 WhatsApp 都可以。

如果需要讨论一些话题，直接安排会议比反复邮件往来来的更省事儿。

熟记这些技巧，编辑前举一反三，相信你一定可以写出让人印象深刻并立刻回复的邮件噢～