英国留学必备沟通技能---E-Mail

留学申请是个系统规范的过程，每个细节都有同学们和家长努力的心血，过程中必不可少的就是跟学校的沟通，一旦遇到任何着急或者无法解决的问题时，大家最需要的就是及时有效的跟学校可以取得联系。与学校沟通的方式主要有两种：邮件沟通、电话沟通。今天这篇文章就来给大家介绍一下在于英国大学通过邮件沟通时候的一些技巧和注意事项。

邮件沟通适用于问题非十万火急，需要清晰表达、传递文件、或保留沟通记录等情况。整体来说，邮件的成本更低，时间更自由，精力消耗最少。掌握好以下几点，它会是非常有效的沟通方式。

1.Fin the Right Person找到正确的人

跟学校沟通，要先根据问题类别找到正确的部门，否则邮件转来转去，到不了负责人手中，只会白白浪费时间。

与本科录取相关的问题，跟 unergrauate amission office 沟通 与硕士录取相关的问题，跟 postgrauate amission office 沟通 针对某个专业 / 课程的问题，跟 programme irector 或学院负责人沟通 与语言课相关的问题，跟 language center 沟通 与宿舍申请 / 分配相关的问题，跟 accommoation office 沟通 系统无法登陆或网页无法使用，跟 IT 部门沟通

如果不确定自己要问的问题由哪个部门负责，可以在发送给一个部门时 抄送 另一个部门。 比如交完学费未收到学校的收款确认，大家可以给 cashier office 发邮件的同时，抄送 amission office 。因为各个学校处理事情的流程不尽相同，无法明确知道这件事由收款办公室处理，还是招生办公室负责，同时发送可节省时间。

联系方式可以从一下途径找到： 

1 ） 学校以往发来的邮件 ：发件人邮箱，或者邮件内容、落款中都有可能找到你想要的联系邮箱；

2 ） 学校 offer 或其他文件 ：文件页眉、页脚中通常都有联系方式，文件内容中也可能附有邮箱或电话；

3 ） 学校官网 ：如果前两种方式都没找到想要的邮箱，就只能去官网查找，先看 contact 中是否有具体邮箱； amission office 的邮箱通常藏在 Stuy / Apply / Prospective Stuent 等项目下。

2.标题很重要 

学校每天处理大量邮件，尤其是申请高峰期，招生办公室的老师们都在超负荷工作。如果你的邮件标题没拟好，会发现学校经常回答得文不对题，解决不了你的问题。 沟通讲求效率，有些大公司内部邮件甚至要求直接把 core points 写在标题中，只看标题就能将问题分类。

做到标题完全体现内容不现实，但至少要告诉学校你要做的是什么。标题中建议体现的内容包括： 

邮件类型 如 Enquiry / Status follow up / Application / Request 

问题类型 如 Enquiry of specific entry requirement of MSc Management programme 

你的身份 如果已递交申请，可加上姓名和学生号，如 Request for pre-sessional language course application form _ San ZHANG s5124563 如果未递交申请，处在问询阶段，可以对自己的身份进行归类，如 Enquiry of application timeline for international postgrauate applicants 

提示信息 需要对方特别重视的信息，可以放在标题中，如 Postgrauate stuents accommoation application for September 2019 intake, airport pick-up require 

特殊标示 紧急邮件请标“ Urgent ”，需要找具体负责人，可以写“ Atten + 姓名”，要求或不要求回复，可加“ Response (not) require ”

3.邮件内容 

一封完整邮件通常包含的内容有： 

对方称呼： 加上对方称呼，或者简单打个招呼，是基本的社交礼貌。 Dear Amission Officer Dear Professor Dear Sir/Maam Dear Mr. James Hi Sara, Hello Ms. Forrest 根据对方的身份以及你与对方的熟悉程度选择合适的称呼，初次沟通通常用 Dear ，已经熟悉了可以用 Hi 或 Hello

你是谁： 简单介绍自己，让对方了解你的身份。 比如 I am an international applicant intereste in applying for the MSc Marketing programme. 或者
I just submitte my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2019, an my application number is 123456.

你要做的事： 说明来意，用简单的语言告诉对方你想做什么。不要过分介绍背景，不要大段铺垫，不要找各种理由，不要复杂地描写心理活动，除非你要做的事真的非解释不可，或者你写邮件就是为了解释特殊情况。

歪果仁和我们的脑回路不一样，你铺垫太多他们就找不到重点了，忽略了你真正想表达的内容。就算要介绍背景，也建议大家先直击重点表达意图，再引入背景介绍。

你需要对方帮你做什么： 这部分很重要，千万不要让对方去猜。你希望对方回答你的问题，还是给你发送文件，或者尽快审理你的申请，用简洁而礼貌的方式表达出来，包括你有什么特殊要求。

结束语： 结束时，礼貌地表示感谢或祝愿。不需要太冗长，否则对方反而觉得不适。 比如： Thank you for your time an patience Have a nice ay Best regars Warm regars Sincerely yours Best wishes

落款： 落款处是自己的姓名，可附带联系方式以及学生号，或者其他能够让学校辨别你身份的信息。