如何有效地给国外教授发邮件

一些学生（不限国籍）在沟通上特别高效，表达自然得体，清楚传达需求，往往能更快获得帮助、有效解决问题。但相较之下，大部分留学生在这方面还是比较欠缺。

一、给国外的老师或学校工作人员写邮件需注意：

1.开头一定要加称呼（即使你和对方认识）

2.邮件结构清晰，开头介绍自己，接着说明来意

3.语气礼貌，用请求而不是命令语气

4.工作时间内发送（通常是上午9点到下午5点，周一至周五）

5.若非紧急情况，请避免晚上或周末联系

6.不要频繁催促或连发多条信息

二、英文表达参考：

·确开头例子：

Dear Professor Smith

Hi Dr. Johnson

Hi Jessica

·表明身份与请求：

My name is Lei Li, a first-year MA student in the XXXX Department.

I’m writing to ask whether it’s possible to…

I was wondering if you could help me with…Would it be possible for me to get a copy of…

·避免：无称呼、无自我介绍、直接提问，如“Where do I get my transcript?” “I need a reference letter before next Friday.”

三、与导师沟通时

1.注意事项：尊重导师时间：在工作时间前往，或提前发邮件预约，避免突然拜访

2.见面时注意寒暄，营造友好气氛

3.结束后表达感谢，如有后续问题可邮件跟进不要太啰嗦

四、英文表达参考：

·邮件预约会议：

Dear Professor/Dr. XXX,I hope this message finds you well.

 I would like to schedule a short meeting with you next week to discuss my thesis direction.

Please let me know what times work best for you.Thank you!

·初次见面开场/寒暄：

Hi Dr. XXX! Thank you for meeting with me today./I really appreciate you taking the time.

·说明身份（如对方不熟悉你）：

I’m XXX from your XXX class. 

I’m a second-year student in your research group.

·见面结束语：

Thanks again for your advice. May I follow up by email if I have more questions? 

Thanks again. This was very helpful.

Have a great day! (可与感谢搭配使用）

五、到办公室或行政窗口办事时

·注意事项：

开头简单礼貌地寒暄

若知道对方姓名可加称呼

简单介绍自己和来意使用完整句子和礼貌语气，不用命令式或质问口吻

不要打断正在进行的对话，耐心排队等待

·英文表达参考：

开场寒暄：Hi ***, how are you today?

简单介绍自己以及需要的帮助I’m a XXX-year student in the XXX program. I was wondering if you could assist me with…

·结束表达感谢

Thank you so much for your help today. 

I really appreciate your time. 

Have a great day!（可与感谢搭配使用）

总结一下就是在沟通时要注意称呼，清楚介绍自己和表达来意，和有礼貌，是几个最重要的点。其实是否有完美的语法和语音其实并不重要。