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你与教授之间最近的距离,就现在而言,可能就是Email了。
但是,就算你自诩写过不少封邮件,如何正确有效地Email你的教授, 以不招人烦的方式, 更大概率且更快收到想要得到的帮助, 其实是门值得研究的学问。
你真的够了解这门学问吗?
一封好的邮件是怎样诞生的?
Subject Line 主题栏
主题栏关乎你的邮件在教授邮箱中的优先级,以及你能否第一时间得到回复。最好的选择是用最简略但有信息量的语言阐明你的目的,比如:
× 不要 打招呼或措辞过于模糊
“Hi"、"Quick question”只会让你的邮件更容易落入“垃圾箱”,或被一扫而过。
× 慎用 紧急要求
教授邮箱主题标着"Urgent"或"Nee an answer ASAP"的邮件比你想象多得多。
Salution & Honorific 称呼致意
问好可以使用:
用适当的头衔称呼你的教授。如果不确定,就去大学官网查甚至Google一下:
× 不要 用 “Hey”、“Hi”、“Yo”打招呼
没有教授会喜欢这种过于随意的问候。
× 不要 使用Mrs./Ms.或拼错名字
× 避免 使用First Name
最安全的永远是“Professor Last Name ”
Greeting 问候
直入主题前可以先简单问候,说句“I hope you're enjoying the beautiful weather toay” 或 “I hope you ha a relaxing weeken”总是没有坏处的,可以礼貌地拉近与教授的距离。
除非你很确定教授知道你的名字,尤其是第一次联系对方的时候,最好根据情况介绍一下自己(名字/专业/在上的课程/年级/学生ID等)。比如:
Email Boy 正文
无论是有问题还是提要求,请简洁明了直戳重点(教授是真的忙)。比如:
更重要的是, 措辞要适当 ,表现出你的礼貌、尊重与诚恳。
如果像下面这样提出要求,小编一点都不意外你不仅得不到帮助,还会被打入教授的“非好感”永久黑名单:
“Hi Joe,
My name is xx an I am a major in xx. Is there space in your lab for an unergrauate? If so, what is the pay rate?”
× 不要 使用命令语气或非正式用语
命令表达如“I want"、“get back to me as soon as possible”,还有 俚语、缩写或表情符号 此类都不可取。
× 不要 使用大写字母
用CAPITALS写邮件,看起来会是像是YOU ARE SHOUTING"大吼大叫"。
× 不要 浪费教授时间
事先确认好你的问题能否在教材、Syllabus甚至同学等处自行得知答案。
Closing 结尾
最最重要的,一定记得在结尾表达感谢。
就算是希望尽快收到回复或确认要求,也一定要礼貌再礼貌,并表现出感激,这会帮助你的事项进入教授的to-o-list。比如,
更别忘了最后友好的sign-off署名,在你的名字前一行写上(以下任一都可以):
“Thank you/Thanks so much,”、“Regars,” 、“Sincerely (yours),” 、“Best Regars,”、“Best,” 、“All the best,” 、“Best wishes,” ……
× 不要慌忙 点击“发送”
再通篇阅读一次,避免语法拼写错误
大学邮件重要小贴士
使用个人大学邮箱
这将避免你的邮件进入“垃圾箱”,保证你的教授收到你的电子邮件,也能让你的教授能够立即知道你是谁。
根据主题创建新邮件
如果你想邮件教授的是新主题,就避免回复老师的旧信息,而是新建一封邮件。
耐心等待回复
大多数教授每天只查看一到两次邮件,且他们平均每天收到50条甚至上百条信息。所以,一定要做好准备,给适当的答复留出足够的时间。 除非时隔过久未得到答复,可考虑再次邮件教授确认他们是否收到了你的信息。
发邮件的时机得自己把控好
如果作业要在早上8点交,而早上5点你才开始,并邮件教授一个关于作业的问题,那么大概率你的教授不会立即回复。
同样,例如推荐信、选课等重要事项,自己一定要提前计划,尽早邮件教授预约以免误事,不要“临时抱佛脚”。
收到回复记得感谢
当教授回复你,一定要感谢他/她。这不仅是礼貌的做法,而且帮助教授确认你收到了他或她的回复。
好啦,以上就是如何写好一封邮件的干货分享。更多申请美国前60院校留学信息,欢迎咨询金吉列留学美国部吴老师!
备注: 本文部分图文素材整理自网络,如有侵权请联系后台删除。
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