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关于大学邮件的“是是非非”

黄海英
2020-05-15 17:19:27
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留学生们,你真的会写邮件吗?

你与教授之间最近的距离,就现在而言,可能就是Email了。

但是,就算你自诩写过不少封邮件,如何正确有效地Email你的教授, 以不招人烦的方式, 更大概率且更快收到想要得到的帮助, 其实是门值得研究的学问。

你真的够了解这门学问吗?




一封好的邮件是怎样诞生的?


Subject Line 主题栏

主题栏关乎你的邮件在教授邮箱中的优先级,以及你能否第一时间得到回复。最好的选择是用最简略但有信息量的语言阐明你的目的,比如:

  • 询问选课空位:“WRT 111 MWF 8:00-9:00 AM, Request for a space in your class”
  • 预约会面:“Scheule an appointment to iscuss my mi-term grae"
  • 询问研究机会:“Possible unergrauate research opportunities”


× 不要 打招呼或措辞过于模糊

“Hi"、"Quick question”只会让你的邮件更容易落入“垃圾箱”,或被一扫而过。

× 慎用 紧急要求

教授邮箱主题标着"Urgent"或"Nee an answer ASAP"的邮件比你想象多得多。 


Salution & Honorific 称呼致意

问好可以使用:

  • “Goo morning/evening…”
  • “Dear…”
  • “Hello…”


用适当的头衔称呼你的教授。如果不确定,就去大学官网查甚至Google一下:

  • Dr. xxx
  • Professor xxx
  • 如果不知道,应假设对方有Ph.D;
  • T.A.或staff,请在课程大纲Syllabus或学校irectory目录中查找信息。


× 不要 “Hey”、“Hi”、“Yo”打招呼

没有教授会喜欢这种过于随意的问候。

× 不要 使用Mrs./Ms.或拼错名字

× 避免 使用First Name

最安全的永远是“Professor Last Name ” 




Greeting 问候

直入主题前可以先简单问候,说句“I hope you're enjoying the beautiful weather toay” 或 “I hope you ha a relaxing weeken”总是没有坏处的,可以礼貌地拉近与教授的距离。

除非你很确定教授知道你的名字,尤其是第一次联系对方的时候,最好根据情况介绍一下自己(名字/专业/在上的课程/年级/学生ID等)。比如:

  • “My name is Rebecca,an I am currently a stuent in your WRT 111 course this semester.”
  • “My name is Davi Wu an I'm a secon year biology major at ISU.”


Email Boy 正文

无论是有问题还是提要求,请简洁明了直戳重点(教授是真的忙)。比如:

  • “I woul like to scheule an appointment to meet with you to iscuss my assignment.”
  • “I was hoping you coul provie me with more information in regar to our homework.”
  • “I am writing to ask about opportunities for unergrauate research in your lab beginning (time perio).”
  • “I apologize for missing class on Wenesay…”


更重要的是, 措辞要适当 ,表现出你的礼貌、尊重与诚恳。

如果像下面这样提出要求,小编一点都不意外你不仅得不到帮助,还会被打入教授的“非好感”永久黑名单:

“Hi Joe,

My name is xx an I am a major in xx. Is there space in your lab for an unergrauate? If so, what is the pay rate?”


× 不要 使用命令语气或非正式用语

命令表达如“I want"、“get back to me as soon as possible”,还有 俚语、缩写或表情符号 此类都不可取。

× 不要 使用大写字母

用CAPITALS写邮件,看起来会是像是YOU ARE SHOUTING"大吼大叫"。

× 不要 浪费教授时间

事先确认好你的问题能否在教材、Syllabus甚至同学等处自行得知答案。 


Closing 结尾

最最重要的,一定记得在结尾表达感谢

就算是希望尽快收到回复或确认要求,也一定要礼貌再礼貌,并表现出感激,这会帮助你的事项进入教授的to-o-list。比如,

  • “If you coul let me know at your earliest convenience, I’ really appreciate it.”
  • “I have attache my xxx to this e-mail. Please let me know if there is any other information I can provie. Thank you for your consieration.”
  • “Woul it be possible to meet with you to further iscuss Topic ? I am available Days an Times . I look forwar to hearing from you.”


更别忘了最后友好的sign-off署名,在你的名字前一行写上(以下任一都可以):

“Thank you/Thanks so much,”、“Regars,” 、“Sincerely (yours),” 、“Best Regars,”、“Best,” 、“All the best,” 、“Best wishes,” ……

× 不要慌忙 点击“发送”

再通篇阅读一次,避免语法拼写错误 




大学邮件重要小贴士

使用个人大学邮箱

这将避免你的邮件进入“垃圾箱”,保证你的教授收到你的电子邮件,也能让你的教授能够立即知道你是谁。

根据主题创建新邮件

如果你想邮件教授的是新主题,就避免回复老师的旧信息,而是新建一封邮件。

耐心等待回复

大多数教授每天只查看一到两次邮件,且他们平均每天收到50条甚至上百条信息。所以,一定要做好准备,给适当的答复留出足够的时间。 除非时隔过久未得到答复,可考虑再次邮件教授确认他们是否收到了你的信息。

发邮件的时机得自己把控好

如果作业要在早上8点交,而早上5点你才开始,并邮件教授一个关于作业的问题,那么大概率你的教授不会立即回复。

同样,例如推荐信、选课等重要事项,自己一定要提前计划,尽早邮件教授预约以免误事,不要“临时抱佛脚”。

收到回复记得感谢

当教授回复你,一定要感谢他/她。这不仅是礼貌的做法,而且帮助教授确认你收到了他或她的回复。

好啦,以上就是如何写好一封邮件的干货分享。更多申请美国前60院校留学信息,欢迎咨询金吉列留学美国部吴老师!

备注: 本文部分图文素材整理自网络,如有侵权请联系后台删除。 




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